세미나 고급케이터링

한 학술 세미나 담당자는 매년 같은 고민을 반복한다고 했습니다. 발표 시간은 빠듯한데 점심시간마저 줄을 서서 음식을 받느라 오후 세션이 늦게 시작되는 일이 반복됐다는 것입니다. 참석자들의 불만도 매년 비슷했습니다. '식사 시간이 아깝다', '줄이 너무 길다'는 이야기가 설문에 꾸준히 나왔습니다.

이번에는 방식을 바꿔보기로 했습니다. 뷔페식 대신 단일 박스 정찬으로 전환하고, 오전 세션이 끝나기 직전 각 좌석 근처에 미리 배치하는 방식을 제안했습니다. 참석자들은 세션이 끝나자마자 자리에서 바로 식사를 시작할 수 있었고, 줄을 서는 시간 자체가 사라졌습니다. 오후 세션도 예정된 시간에 정확히 시작할 수 있었습니다.

예상치 못한 변수도 있었습니다. 오전 세션이 예정보다 15분 일찍 끝나면서 배치 작업이 채 끝나지 않은 상태였는데, 미리 절반씩 나눠 순차 배치하는 방식으로 준비해 둔 덕분에 큰 혼선 없이 대응할 수 있었습니다. 세션 진행자도 예정보다 빠른 종료에 놀랐지만, 식사가 이미 준비되어 있어 자연스럽게 휴식 시간으로 넘어갔습니다.

담당자는 행사 후 '이렇게 간단한 방법으로 매년 겪던 문제가 해결될 줄 몰랐다'고 전했습니다. 세미나 케이터링은 화려한 메뉴보다 시간을 지키는 운영 방식이 참석자 만족도에 더 크게 작용한다는 것을 보여준 사례였습니다.

이후 이 세미나는 매년 같은 방식을 유지하고 있으며, 참석자 만족도 설문에서 식사 관련 불만이 사실상 사라졌다는 결과로 이어졌습니다. 담당자는 이제 다른 세미나를 기획할 때도 가장 먼저 케이터링 방식을 사전 배치형으로 정하고 시작한다고 전했습니다.